此外，在书信编号中，文字加数字进行双重编号，并非毫无意义的累赘之举。至少就目前情况看，凡是采用文字加数字进行双重编号者，往往频繁公干，信件收发量甚大，且多具有文献保存意识。如此一来，这种编号中的文字就具有显著标记作用，方便使用者在复查或整理信件时迅速找出信件，也利于书信归档。在这方面，清代生活的各个领域都大量运用编号规则。从唐宋以来，对私人物品进行编号已屡见不鲜，清代的书、字画、拓片、书箱等等物品均有各种各样的编号。这种对物品的编号传统可能影响到书信的编号。此外，私人信件之外，机构对信件管理更为规范。山西晋商票号的经营管理中，最为重要的便是“书信经营”。何庄《晋商票号文书档案及其管理初探》“编号格式一般为：“×月×日由××致××第××次信”或者“×月×日××带（转）去第××次信”。编号含发文时间、发文者、受文者及书信次数等信息，类似于今天公文的发文字号，具有排序和备查功能，也为后续管理工作提供了条件。”不仅进行编号，也对书信进行录副编号。清代文人对书信的编号，是个体面对大量书信的必然措施。处理繁富的书信，使许多清代文人机构化，须独自承担类似商号处理信件的功能。
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